Morgonmöte, dagligt möte, Daily Scrum. Kärt barn har många namn. Det är ett viktigt möte som också ofta har stor förbättringspotential.

Många organisationer använder dagliga möten som liknar Daily Scrum. Scrumguiden föreskriver att Daily Scrum är ett dagligt möte på max en kvart, vid samma tid, på samma plats, varje dag. Ett tidigt format för Daily Scrum var att varje teammedlem svarade på tre frågor, vad gjorde jag igår, vad tänker jag göra idag och vad har jag för hinder. Frågorna togs bort i 2020 års version av scrum guide, som istället betonar att teamet skall fokusera på planering av arbete för att komma närmare sprintmålet (https://scrumguides.org/revisions.html).  

Jag tycker inte heller att de tre frågorna alltid blir så bra. Med dom finns  en uppenbar risk att det blir ett statusmöte på individnivå. Dessutom fokuserar man på  en person i taget istället för teamet. Det kan naturligtvis finnas fall då det kan vara värt att prova, till exempel om teammedlemmar ofta blir involverade i arbete utanför teamet.

Att gå igenom det pågående arbetet ärende för ärende kallas för “walk-the-board” (jag letar fortfarande efter en bra svensk översättning). Då skiftar man fokus från individen till arbetet och planen för idag. Man kan också testa de tre klassiska Daily Scrum-frågorna, men per ärende, alltså, vad har hänt sedan igår i detta ärende, vad är planen för idag och finns det några hinder.

Om det finns ärenden där vi inte har något att säga, kan det vara en indikation på att det är för mycket pågående arbete, flaskhalsar i flödet eller ärenden som är blockerade. Det är sant oavsett om man använder walk-the-board eller inte, men walk-the-board gör fenomenet tydligare.

Morgonmötet är ett bra tillfälle att samlas runt teamets mål för att hitta fokus och främja samarbete. Målet är bra riktlinje för att avgöra om vi arbetar med rätt saker och veta vilket arbete är mer och mindre viktigt.

Det är också naturligt att gå igenom boarden i prioritetsordning när man använder walk-the-board. Om en teammedlem letar uppgifter och någon behöver hjälp kommer medlemmen oftare hjälpa till med viktigast möjliga problem. Ibland kommer det upp akuta ärenden som behöver hanteras, som t.ex. brådskande kundförfrågningar eller supportärenden. Diskutera dem tidigt eftersom de påverkar planeringen.

Det råder delade uppfattningar kring vilka diskussioner som är lämpliga på ett dagligt möte. I och med att pandemin gjort att fler arbetar remote, har dagliga möten i mina ögon blivit ännu viktigare. Ofta är det enda gången på dagen som alla är i samma möte. Då blir det naturligt mer diskussioner. Ett sätt att hantera det är att ha försnack/eftersnack, särskilt om man vill fortsätta en djupare diskussion om vad som kom upp, men även om det inte finns någonting som behöver diskuteras. Man kan också boka in tid för fria diskussioner, för de samtal som inte alltid uppkommer remote, eller fikasnack.

En del problem kan ta lång tid att lösa, men det är viktigt att diskussionerna på morgonmötet inte drar ut på tiden. Tar det mer än 60 sekunder är nog inte dagligt möte rätt forum. Som facilitator vill man inte heller avbryta för tidigt, för det är viktigt att vi identifierar diskussionsbehov och hittar sätt att hjälpa varandra. Bordläggs en diskussion kan berörda deltagare stanna kvar i rummet eller det digitala mötet efteråt. Om fler ämnen behöver hanteras kan man behöva dokumentera dem och vilka som var intresserade av respektive ämne. En person som vill fråga någon annan kommer säkert göra det, det behöver sällan facilitering. Att som facilitator alltid avbryta diskussioner som drar ut på tid kan också upplevas negativt av deltagarna. En variation på det är att komma överens i teamet om att alla hjälper till. Man kan också använda icke-verbala tecken, som till exempel att sätta ena handen på den andra för att forma ett T, kort för timeout.

Det finns mycket en facilitator kan experimentera med. Ett exempel är att rotera mötesfacilitator. Dels kan det ge information kring hur teamet uppfattar mötet, dels ger det facilitatorn möjlighet att lyssna mer. Man kan också försöka minimera vad man säger, det ger också mer tid att lyssna. Det är också alltid ok att fråga teamet vad de tycker om mötena. Ett morgonmöte kan också användas som pep-talk, rekommenderas extra varmt på mörka, kalla vintermåndagar.

Dela gärna med dig av dina bästa dagliga möten-tips i kommentarsfältet på LinkedIn.